اصول برگزاری نمایشگاه
از دکتر وحید نثایی
1) قبل از برگزاری نمایشگاه
1- شروع: 4 ماه قبل از برگزاری نمایشگاه، زمان و مکان برگزاری نمایشگاه مورد نظر، از طریق مدیر واحد متقاضی، به مدیر واحد برنامه ریزی و توسعه اعلام می گردد تا تمهیدات لازم جهت تهیه غرفه، عقد قرارداد با شرکتهای طراحی و اجرای غرفه و ... صورت پذیرد.
2- تائیدیه: کسب صلاحدید و مجوز مدیرعامل در خصوص شرکت در نمایشگاه
3- اطلاع رسانی اولیه: در صورت موافقت مدیریت عامل با برگزاری نمایشگاه، مدیر تبلیغات، جهت کسب ایده ها و پیشنهادات لازم، به دیگر واحدها اطلاع رسانی نموده و در صورت لزوم، تشکیل جلسه می دهد.
4- تشکیل جلسه هماهنگی و هم اندیشی: افراد حاضر در جلسه، نظرات، پیشنهادات و راهکارهای خود را پیرامون موارد ذیل مطرح نموده و در خصوص برگزاری هرچه مطلوبتر نمایشگاه، به اتفاق نظر می رسند. دبیر این جلسه، مدیر تبلیغات و سخنگوی جلسه نیز مدیر یا نماینده واحد متقاضی است.
- طراحی غرفه
- چیدمان و جانمایی تجهیزات
- ترکیب نیروی انسانی حاضر در نمایشگاه
- نوع پوشش و ...
5- تعیین نیازمندیها: مدیر یا نماینده واحد متقاضی، باید تمامی نیازمندیها، اقلام و دیگر الزامات برگزاری نمایشگاه را به صورت مکتوب و دو هفته قبل از برگزاری نمایشگاه، به مدیر تبلیغات اعلام نماید.
6- تدوین برنامه زمانبندی نمایشگاه: مدیر یا نماینده واحد متقاضی، برنامه زمانبندی شده ابتدایی را برای مدت برگزاری نمایشگاه، به مدیر واحد تبلیغات به صورت مکتوب اعلام نموده تا در جلسه نهائی با حضور مدیر عامل، مدیر واحد متقاضی، مدیر تبلیغات، مدیر اداری و مدرسان احتمالی، مدون و نهائی گردد.
7- تشکیل جلسه نهائی: تشکیل جلسه نهایی با حضور اعضای اشاره شده در بند 6 در خصوص:
- سازماندهی همکاران حاضر در نمایشگاه
– زمان حضور آنها در غرفه
– میزبانی از مشتریان VIP
– امور آموزش و مدرسان
- تعیین مدیر غرفه و سخنگوی کارگزاری و مسوول حفظ نظم و نظافت کل غرفه
– سیستم پذیرایی
- مسئول توزیع پکیج های تبلیغاتی
– روابط عمومی (فیلمبرداری، نظرسنجی از مشتریان و ...)
8- اطلاع رسانی نهائی: اعلام و اطلاع رسانی به همکاران ذینفع
9- اطلاع رسانی به مشتریان: اطلاع رسانی از طریق پیامک، ایمیل و ارسال کارت و دعوتنامه از دو هفته قبل به مشتریان و عموم
10- اطلاع رسانی رسانه ای: درج در سایت، روزنامه ها و ویژه نامه ها
1- تمامی افرادی که برای آنها کارت صادر شده است لازم است تا طبق برنامه زمانبندی شده، در غرفه حضور فعال داشته باشند. همیشه روز افتتاح نمایشگاه، پرکارترین و خسته کننده ترین روزهای طول برگزاری نمایشگاه است. بسیاری از شخصیت های معروف از سطوح بالای مدیریت به عنوان افتتاح کننده نمایشگاه برای مراسم افتتاح دعوت می شوند. همچنین گروه های دیگر اجتماعی مانند بازرگانان، دانشجویان، نمایندگان فروش، خبرنگاران و افرادی که در جستجوی کار و حرفه برای آینده خود هستند نیز به منظور بهره برداری های خاص، از نمایشگاه دیدار می کنند. بنابراین بهتر است که در روز افتتاح، کارکنان حاضر در غرفه، از پوشش مناسب و امکانات متناسب با این روز بهرهمند باشند.
2- گردش مستمر تعدادی از کارکنان در تمام غرفه ها و پایش و رصد دیگر شرکتها و رقبا و جمع آوری اطلاعات لازم جهت تجزیه و تحلیل های پس از نمایشگاه
3- توزیع منظم پکیج های تبلیغاتی و اطلاع رسانی میان بازدیدکنندگان یا مشتریان
4- مذاکره با مشتریان بر حسب اهمیت از طریق مدیر و یا نماینده واحد متقاضی
5- مرتب نمودن فضای غرفه و جمع آوری پرسشنامه ها، نظرسنجی ها و ... در پایان وقت بازدید در هر روز با امضای مدیر واحد و مدیر غرفه در فرم مخصوص
6- یادداشت نمودن موارد و نکته های مهمی که در طول برگزاری نمایشگاه به ذهن همکاران حاضر در نمایشگاه رسیده و یا با آنها مواجه شده اند.
3) پس از برگزاری نمایشگاه
1- جمع آوری اسناد و مدارک مشتریان، پرسشنامه ها و نظرسنجی ها و ... توسط واحد متقاضی و واحد اداری.بدون شک آمار و اطلاعاتی که در مورد بازدیدکنندگان و تخصص و حوزه فعالیت و خدمت مورد علاقه آنها جمع آوری می شود حاصل تمامی هزینه ها و زحمات برگزاری و حضور در نمایشگاه است.
2- نظارت بر فرایند جمع آوری وسایل و تجهیزات موجود در غرفه توسط واحد اداری
3- ارائه راهکارها و پیشنهادات برگزاری بهتر نمایشگاه در دوره های بعدی
4- آرشیو گزارشات، پیشنهادات، تصاویر و فیلمبرداری های انجام شده و ... توسط مدیر واحد تبلیغات
5- بررسی پرسشنامه ها و نظرسنجیهای انجام شده از مشتریان توسط مدیر یا نماینده واحد متقاضی
6- ارائه گزارش و نتایج به دست آمده از بند 5 به مدیر عامل و یک رونوشت به نماینده مدیریت. این گزارش مربوط به روند برگزاری نمایشگاه بر حسب محتوا، تبلیغات، جذب مشتری، کیفیت حضور در نمایشگاه، تعداد مشتریان جدید، مقایسه با رقبا، کاستیهای احتمالی و ... می باشد که هر یک از افراد حاضر در نمایشگاه ملزم به ارائه آن می باشند. حداکثر زمان ارائه گزارش، یک هفته پس از اتمام نمایشگاه می باشد.
7- اطلاع رسانی به دیگر واحدها در خصوص چگونگی برگزاری نمایشگاه و نتایج حاصله
8- درج اخبار مربوط به حضور کارگزاری در نمایشگاه در سایت شرکت
9- تشکیل جلسه کمیت و کیفیتسنجی با حضور اعضای شرکتکنندگان در نمایشگاه و مکتوب نمودن جمعبندی نهائی
10- ارسال پیامکها و ایمیل های تقدیر و تشکر به برخی از مشتریان جهت حضور در نمایشگاه و غرفه مبین سرمایه
11- تماس با مشتریان و بازدیدکنندگانی که در نمایشگاه و غرفه کارگزاری شرکت نموده اند. مسئولیت این مهم، با واحد متقاضی و واحد CRM می باشد.
12- در پایان، به همکارانی که در طول برگزاری نمایشگاه، عملکرد مناسب و قابل توجهی داشته اند، پاداش هایی اختصاص خواهد یافت. همچنین برای بهترین ایدهها و راهکارهای ارائه شده از سوی همکاران و نیز بازدیدکنندگان و مشتریان، جوایزی در نظر گرفته خواهد شد.
نکات رفتاری که باید به آن توجه شود
- · حتی المقدور، وقت خود و کارگزاری را با دوستان و آشنایانی که ارتباط چندانی با موضوع نمایشگاه ندارند به هدر ندهید.
- · نسبت به بازدیدکنندگان، بی توجه و بی تفاوت نباشید.
- · سوالات را بی جواب نگذارید و در داخل غرفه حالت استراحت به خود نگیرید.
- · غرفه را مکان خصوصی خود ندانید، هنگامی که در غرفه هستید سردرگم و بی هدف نباشید.
- · خود را بی علاقه و بی کار نشان ندهید.
- · اطلاعات نادرست و ناقص ارایه ندهید.
- · لباس مناسب و با کیفیت خوب استفاده کنید (بهتر است افراد یک غرفه از لباس های هماهنگ و یکسان استفاده نمایند).
- · افراد ناآشنا را به جای خود قرار ندهید و از ملاقات ها و مذاکرات طولانی بپرهیزید.
- · نسبت به مردم و بازدیدکنندگان بی احترام نباشید.
تعریف نمایشگاه
نمایشگاه به مکانی گفته می شود که کالاها، خدمات، فن آوری، تکنیک های جدید، نوآوری ها و هنر ها برای معرفی و آشنایی مردم به معرض تماشا قرار داده می شود. هر عملی که توسط تولیدکنندگان و فروشندگان برای معرفی کالاها انجام و منجر به فروش کالاها و خدمات گردد نوعی نمایش است. از زمان های قدیم نمایشگاه به شیوه کنونی پس از انقلاب صنعتی انگلستان شروع شده و در آغاز قرن بیستم تکامل یافته و امروزه به صورت یکی از ارکان مهم بازرگانی درآمده است.
علل پیدایش نمایشگاه
- تغییرات روزافزون فن آوری، ظهور کالاهای جدید، تنوع آن ها و عدم آشنایی مصرف کننده توام با رقابت شدید و نامطلوب تولید کنندگان از علل تشکیل نمایشگاه می باشد.
- قطع رابطه بین خریدار و فروشنده به طوری که رابطه میان مصرف کننده یا خریدار و تولید کننده از بین رفته و این عامل باعث توسعه نمایشگاه های شده است.
- افزایش درآمد سرانه کشورها همراه با درآمد ملی آن ها باعث افزایش قدرت خرید شده و از طرفی افزایش قدرت خرید نیز سبب تغییر در تولید شده و تولیدات باید به مصرف کننده معرفی گردند که این امر با نمایش کالا در نمایشگاه ها انجام می گیرد.
فواید نمایشگاه
- نمایش تفکرات دیگران
- نمایش فن آوری های جدید
- نمایش شیوه های جدید تولید
- جلب توریست
- کسب بازارهای جدید
نمایشگاه و انواع آن
نمایشگاه ها انواع مختلفی دارند، یکی از مهم ترین نمایشگاه ها، نمایشگاه های بین المللی و بازرگانی است که نمونه آن هر ساله در تهران برگزار می شود. هدف از برگزاری این نمایشگاه ها در کشورهای صنعتی پیشرفته، ایجاد بازاری متمرکز برای کلیه خریداران خارجی (بهره برداری تجاری) می باشد ولی در ایران به دلیل عدم وجود امکانات و در نتیجه عدم حضور بازدیدکنندگان خارجی، این نمایشگاه درست به بازار واردات تبدیل شده است. برخی از نمایشگاه ها به عنوان نمایشگاه های اختصاصی برگزار می شود که معمولا یک کشور با هویت خود در یک کشور دیگر ظاهر می شود، برای موفقیت در چنین نمایشگاه هایی به هزینه تبلیغاتی بالایی نیاز می باشد که متاسفانه شرکت های ایرانی چنین هزینه هایی را اختصاص نمی دهند. از انواع دیگر نمایشگاه ها می توان به نمایشگاه تخصصی اشاره کرد. در این نوع نمایشگاه رقابت بین المللی وجود ندارد بلکه ارتباط تجاری مطرح است. نمایشگاه های ملی از دیگر انواع نمایشگاه ها محسوب شده که برای نمایش و توانمندی های بومی یک کشور برگزار می شود. بدین شکل که توانمندی های تولیدی و خدماتی کشوری را در همان کشور به نمایش می گذارد و از خارجیان برای بازدید دعوت می نماید. یک نوع نمایشگاه هم با عنوان اکسپو وجود دارد که مدت برگزاری آن ها بیشتر می باشد. (3 تا 4 ماه) و در آن علاوه بر جنبه های تجاری، جنبه های اعتقادی، فرهنگی، اجتماعی، آموزشی در کنار مسایل تجاری مطرح می شود که اساس آن اطلاع رسانی از توانمندی های موجود در یک کشور است. در کل نمایشگاه ها چه بین المللی و چه تخصصی، محل برخورد خریداران و فروشندگان، متقاضیان و عرضه کنندگان کالا و به عبارت اقتصادی نقطه برخورد عرضه و تقاضا می باشد که برای مشاهده نمونه محصولات و مبادله اطلاعات بین افراد تشکیل می شود.
تقسیم بندی نمایشگاه ها
1- موقعیت جغرافیایی:
- داخلی
- خارجی
- بین المللی
2- کالا:
- کالاهای مصرفی
- کالاهای خانگی
- معادن
- هنری
- محصولات کشاورزی
3- زمان و مدت تشکیل:
- موقت
- دایم
4- تنوع کالا:
- عمومی
- خصوصی
5- هدف:
- انتفاعی یا تجاری
- غیرانتفاعی یا غیرتجاری
- تولیدی
بودجه نمایشگاه
در تنظیم هر بودجه ای معمولا هزینه ها در برابر درآمدها پیش بینی می شود. اما در مورد نمایشگاه وضع فرق می کند. غالبا در نمایشگاه ها نمی توان انتظار حصول درآمد فوری داشت. در تنظیم بودجه نمایشگاه ها هزینه های نمایشگاه به 4 بخش تقسیم می شود:
- هزینه های مستقیم
- هزینه های غیرمستقیم
- هزینه های تبلیغاتی
- هزینه های پرسنلی
نکات مهم در طراحی غرفه
- شماره و موقعیت جغرافیایی غرفه در نمایشگاه
- مساحت غرفه و وضعیت چهار طرف آن
- مشخصات کالاهای نمایشی با ذکر وزن و ابعاد آن (بروشور و عکس ها)
- شیوه های پذیرایی مراجعین مختلف
ساختمان غرفه
ظاهر غرفه شما در یک نمایشگاه خارجی بیانگر چهره واقعی شماست. طرح غرفه باید به گونه ای باشد که برای شما اعتبار لازم را تحصیل نموده و بهتر است نمونه ای از هر کالا نمایش داده شود. حتی المقدور دستگاه ها و ماشین الات نمایشی را به کار اندازید تا مردم کیفیت کار و محصول آن ها را از نزدیک ببینند. برای طراحی غرفه، زیبایی خوب است اما ساختن و تجهیز غرفه باید در حداقل زمان ممکن صورت گیرد. طراحی باید به گونه ای باشد که توجه مردم را صرفا به کالای ارایه شده در غرفه معطوف سازد و نه به در و دیوار و سقف غرفه، چیدن کالاهای نمایشی و گلدان های تزیینی و میز و صندلی و لوازم غرفه باید به روش های مختلفی صورت گیرد تا نمای هر قسمت با قسمت دیگر متفاوت به نظر آید.
کارکنان غرفه
بهره گیری از امکانات نمایشگاهی وقتی میسر می شود که کارکنان غرفه بتوانند از هر فرصتی برای ایجاد علاقه مندی در بازدیدکنندگان استفاده نمایند. همه کارکنان باید اطلاعات کافی درباره کالاها داشته باشند و طرز استفاده از آن ها را بدانند و با اصطلاحات بازرگانی در مورد حمل و نقل و بسته بندی و بیمه و تعرفه های گمرکی و شرایط فروش و واگذاری نمایندگی، آشنایی داشته باشند. کارکنان باید از محل های عمومی و تسهیلات و تاسیسات نمایشگاهی از قبیل تلفن عمومی، کمک های اولیه، درمانگاه و امثال آن ها مطلع باشند. بهتر است یکی از کارکنان مسوول حفظ نظم و نظافت کل غرفه باشد و دایما مراقب هرگونه به هم ریختگی یا کثیفی در هر نقطه از غرفه باشد. حفظ شادابی و نشاط در کارکنان غرفه به روش های مختلف مانع از بروز هرگونه سستی و بی تفاوتی در امور جاری غرفه خواهد بود.
بازدید کنندگان از نمایشگاه
مشتری بنا به میل شخصی و در وقت فراغت خود به نمایشگاه می آید بی آن که تحت هیچگونه فشاری باشد، آمادگی او برای شنیدن بیش از هر وقت دیگری است (حتی بیش از زمانی که برای خرید به فروشگاهی مراجعه می کند) مردم به دلایل مختلفی به نمایشگاه می آیند و مراجعه کننده باید بتواند از شرکت کنندگان حداکثر استفاده را بنماید برخی از این دلایل به شرح زیر می باشد:
- مقایسه
- ارزیابی
- انتخاب کالا
جمع آوری اطلاعات
آمار و اطلاعاتی که در مورد بازدیدکنندگان و تخصص و حوزه فعالیت و کالای مورد علاقه آن ها جمع آوری می کنید به منزله نهالی است که در نمایشگاه غرس می نمایید. یکی از روش های معمول در نمایشگاه ها ثبت اطلاعات روی کارت های مخصوص است که بعدا در دفتر مرکزی شرکت بایگانی می شود. هر اندازه روابط عمومی قوی تر باشد احتمال موفقیت بیشتر خواهد بود فعالیت های روابط عمومی باید کمک کند که اشخاص مورد نظر به سوی غرفه شما کشیده شوند. باید با وسایل ارتباط جمعی به گونه ای رابطه نزدیک برقرار کنید که پیش از شروع نمایشگاه اطلاعات شما در اختیار آن ها باشد. سعی کنید بیش از دیگران پای نمایندگان مطبوعات را به غرفه خود باز نمایید به علاوه رابطه نزدیک با روابط عمومی مدیریت سازمان نمایشگاه داشته باشید و تبلیغات خود را با برنامه های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه برنامه ریزی کنید.
انتشارات
مجموعه کاملی از بروشورهای غرفه و مقررات لازم الرعایه بازرگانی خود را به طریقی خاص و جالب، جهت توزیع در میان بازدیدکنندگان از گروه های مختلف تهیه کرده و در دسترس داشته باشید. نشریات و بروشورهای مربوط به نمایشگاه، نقش بسیار موثری در موفقیت شما ایفا می کند زیرا پس از پایان نمایشگاه، بازدیدکنندگان فراموش می کنند که در غرفه شما چه کالایی بوده است ولی آن چه در دست آن ها می ماند نشریات شماست. می توانید برخی وسایل تبلیغاتی از قبیل پوستر و غیره را از سازمان نمایشگاه گرفته و در برنامه های تبلیغاتی خود از آن استفاده کنید. برای نمایندگان، وسایل ارتباط جمعی و ارباب جراید، اختصاصا می توان مجموعه کامل تری از نشریات غرفه و سایر اطلاعات اقتصادی و فرهنگی و جغرافیایی در بسته بندی های جالب و زیبا تهیه و در هنگام مراجعه به آن ها تسلیم نمود. در طول نمایشگاه روزهای خاصی وجود دارد که نسبت به روزهای عادی اهمیت خاصی دارد از جمله روز افتتاج نمایشگاه می باشد.
افتتاح نمایشگاه
همیشه روز افتتاح پرکارترین و خسته کننده ترین روزهای طول برگزاری نمایشگاه است. بسیاری از شخصیت های معروف برای مراسم افتتاح دعوت می شوند، معمولا شخصیتی معروف از سطوح بالای مدیریت به عنوان افتتاح کننده نمایشگاه حضور می یابد، در مراسم افتتاح از طرف سازمان نمایشگاه، پذیرایی ترتیب داده می شود. افتتاح و برگزاری یک نمایشگاه یک واقعه قابل توجه در یک شهر و حتی یک کشور می باشد در نتیجه توجه افراد زیادی را به خود جلب خواهد نمود که شامل گروه های مختلف اجتماعی هستند و هرگروه برای بهره برداری خاصی از این نمایشگاه دیدار می کنند. افرادی از قبیل بازرگانان، دانشجویان، نمایندگان فروش، افرادی که در جستجوی کار و حرفه برای آینده هستند. افراد عادی و خبرنگاران از جمله افرادی هستند که در این روز مراجعه می کنند.
اختتام نمایشگاه و بازگشت کالا
بلافاصله بعد از پایان نمایشگاه کارکنان غرفه شروع به جمع آوری کالاها و بسته بندی آن ها می کنند. کسانی که به بسته بندی کالاها می پردازند باید از اطلاعات گمرکی کشور میزبان و خود در مورد خروج و ورود کالاهای نمایشی اطلاع کافی داشته باشند. در آخر از مسوولان سازمان نمایشگاه، گمرک و سایرین که در برگزاری نمایشگاه کمک کرده اند به طریق مقتضی و با اهدای هدایا و غیره تشکر و قدردانی می گردد همچنین گزارشی فهرست وار از وضعیت کلی نمایشگاه و آمار فروش و معاملات نیز ارایه می گردد.
رهنمودهایی برای حضور و بهره گیری از نمایشگاه
توجه به نکات لازم و پیشگیری از نقاط ضعف در مراحل مختلف برگزاری نمایشگاه با استفاده از تجارت سازمان دهندگان و شرکت کنندگان در نمایشگاه های گوناگون می تواند به موفقیت شما در نمایشگاه و رسیدن به اهداف بازاریابی و فروش کالاهای تان کمک کند. هر غرفه نمایشگاهی هنگامی موفق قلمداد خواهد شد که بتواند بیشترین تعداد ار مناسب ترین بازدیدکنندگان را به سوی خود جلب کند و این بازدیدها را به نتایج مطلوب منتهی سازد. اگر نمایشگاه از کیفیت خوبی برخوردار باشد حضور عده زیادی از افراد متخصص و بازرگان امری حتمی خواهد بود و این امر در مورد نمایشگاه های تخصصی بیشتر صدق می کند.
رعایت معیارهایی برای حضور بهتر در نمایشگاه
- تعیین اولویت های مناسب برای حضور در نمایشگاه.
- تخمین، تعیین و تامین فضای لازم برای غرفه.
- طراحی هنرمندانه غرفه و دوری از تزیینات زاید.
- نمایش چشمگیر کالا در غرفه حتی الامکان به صورت سه بعدی
- غرفه نه ویترین است و نه تابلوی نقاشی، بنابراین آرایش آن بایستی به شکلی باشد که پیام رسان، گیرا و گویای اهداف شرکت از تولید محصول باشد.
- تجهیز غرفه بایستی بر اساس فکر، تجربه و هنر باشد. بنابراین هماهنگی میان رنگ ها، کالاها و دیوارها در تجهیز غرفه باید مورد توجه قرار گیرد.
- از آویختن کاتالوگ، جعبه، پوستر به دیوار غرفه حتی الامکان پرهیز گردد.
- ظاهر غرفه باید بازدیدکنندگان را جلب کند.
- ماهیت و اهداف شرکت باید در نحوه تزیین مشخص باشد.
- همه وسایل مرتب بوده و به آسانی در دسترس قرار داشته باشد.
- محل نمایش باید به طوری باشد که همه به طور یکسان آن را ببینند.
- پرهیز از انباشت کالا در غرفه.
هدف از شرکت در نمایشگاه
هدف اصلی از شرکت در هر نمایشگاه داخلی و خارجی، در کوتاه مدت یا درازمدت افزایش فروش تولیدات یا خدمات است. گاهی نیز اهداف دیگری از قبیل مقاصد سیاسی و فرهنگی برای برگزاری یا شرکت در نمایشگاهی عنوان می شود. هدف هر چه باشد برگزاری یک نمایشگاه بازرگانی موفق و اصولی می تواند زمینه های لازم برای گسترش مناسب سیاسی و فرهنگی و اقتصادی مورد نظر را فراهم آورد.
اگر هدف اصلی شما فروش فوری کالاست، بهتر است در نمایشگاه های تخصصی شرکت کنید، یا خود اقدام به برگزاری یک نمایشگاه اختصاصی بنمایید، برای اهداف بلندمدت و نفوذ در بازارهای جدید و همچنین یافتن نماینده تجاری شرکت در نمایشگاه های عمومی و بین المللی که همه ساله در کشورهای مختلف برگزار می شود راه متداول و خوبی است.
ارزیابی لزوم شرکت در نمایشگاه
قبل از تصمیم به شرکت در هر نمایشگاهی ابتدا باید چند مساله را روشن ساخت. به منظور نتیجه گیری بهتر از شرکت در نمایشگاه لازم است جواب درستی برای پرسش های زیر داشته باشید:
- شرکت در نمایشگاه برای شما چه منافعی در بر خواهد داشت؟
- آیا زمان برگزاری آن برای کالای شما مناسب است؟
- آیا هدف های شما از شرکت در نمایشگاه تحقق خواهد یافت؟
- آیا بازر منطقه هدفی برای محصولات تان است؟
- آیا به طور تدریجی و یا دایمی می توانید با تولیدات تان پاسخگوی تقاضای کالا باشید؟
- آیا محصولات شما در سطح استانداردهای بازار است؟
- مشکلات شما در رابطه با بازار چیست؟
- هدف اصلی شما از شرکت در نمایشگاه ها چیست؟
- به نمایش گذاشتن کالاهای تان به طور موثر مستلزم چه هزینه هایی برای شماست؟
- آیا نتایج به دست آمده در این نمایشگاه ارزش هزینه های را دارد؟
نکات لازم جهت نیل به موفقیت بیشتر
- قبل از نمایشگاه: مشتریان را از محل و ساعت حضور خود مطلع نمایید و از آنان دعوت به عمل آورید.
- در طول نمایشگاه: بروشورها و کارت های ویزیت خود را توزیع نمایید همچنین فرم مصاحبه با بازدیدکنندگان را تکمیل نمایید.
- پس از نمایشگاه: به محض خاتمه نمایشگاه با بازدیدکنندگان تماس بگیرید از نظرات آنان به عنوان پایه ای برای برنامه های آینده خود بهره بگیرید و برای نمایشگاه بعدی برنامه ریزی نمایید.
علل عدم موفقیت در نمایشگاه
- عدم شناخت بازار منطقه
- عدم وجود اهداف روشن و مطمئن
- عدم شناخت و انتخاب نمایشگاه مناسب با اهداف خود
- ضعف ارتباطات در دوران نمایشگاه
- عدم توانایی در به ثمر رساندن کوشش های به عمل آمده طی برگزاری نمایشگاه
اصول لازم در بازاریابی کالا
الف) شرایط و مقررات قانونی بازار جدید:
- تعرفه های گمرکی و سهمیه های وارداتی در کشور مورد نظر
- مالیات داخلی
- محدودیت های ارزی
- قوانین بهداشتی، ایمنی و استانداردهای کشور مورد نظر
- مقررات صادرات و واردات
ب) کشش بازار:
- کیفیت مطلوب
- مقدار مصرف سالیانه
- موقعیت جغرافیایی مصرف کننده در کشور مورد نظر
- مقدار واردات
- قیمت های مختلف واردات
- مناطق خرید
چگونگی رعایت مقررات نمایشگاه
- مطالعه مقررات و دستورالعمل های جاری نمایشگاه و عمل به آن ها
- غرفه محل تبادل اطلاعات فنی و تجاری است، از ازدحام بی مورد در آن جلوگیری کنید.
- غرفه داران جهت اداره بهتر بایستی خوب، آگاه، متعهد و جذاب باشند.
- پذیرایی و امور خدمات بایستی به درستی انجام پذیرد.
- انضباط اخلاقی و اجتماعی به همراه متانت سرلوحه همه امور باشد.
- تهیه دفتری جهت ثبت پیشنهادات و نظرات بازدیدکنندگان و صاحب نظران و قرار دادن آن در معرض دید عموم.
- اختصاص محلی مناسب برای ملاقات ها و مذاکرات تجاری
- تهیه کاتالوگ، بروشور، کارت ویزیت و لیست قیمت کالا به تعداد کافی جهت مشتریان داخلی و خارجی
- ارزیابی ارتباطات، دیدارها و مذاکرات روزانه خود در نمایشگاه
- دعوت از افراد سرشناس در زمینه های گوناگون (با توجه به نوع کالا یا صنعت) برای بازدید از غرفه یا حضور در آن.
در غرفه چگونه باشید بهتر است
- خود و شرکت خود را خوب بشناسید تا بتوانید فعالیت های شرکت و خدمات آن را به درستی معرفی کنید.
- نیازهای مشتریان را مورد بررسی قرار داده و بشناسید.
- رقیبان خود را شناسایی کنید.
- همیشه برای ارایه اطلاعات و نمایش کالا آماده باشید.
- مردم چگونگی رفتار و برخورد شما را مترادف با کیفیت کالاهای عرضه شده می دانند.
- از قیمت و کلیه مشخصات فنی کالا مطلع باشید.
- به تناسب موضوع از حرکات دست و صورت جهت انتقال بهتر پیام استفاده کنید.
- در غرفه وظایف و مسوولیت ها را با مهربانی، اطمینان و نظم پیش برده و همیشه مرتب، تمیز و جذاب نگهدارید.
- ملاقات های روزانه خود را برنامه ریزی کرده و از آن ها برای دستیابی به فرصت هایی برای فروش استفاده کنید.
عواملی برای بازاریابی مطلوب
- بازدیدکنندگان را با خوش آمدگویی استقبال و با تبسم بدرقه کنید.
- با اطمینان و آرامش و دقت محصولات شرکت خود را معرفی کنید.
- مشخصات ملاقات کنندگان را با دقت به خاطر بسپارید و از آن ها به موقع استفاده نمایید.
- امتیازات ویژه کالاهای خود را به درستی مطرح نمایید.
- از افراط و تفریط در بیان و عمل دوری کنید.
- آراستگی و حفظ شئونات اعتقادی و ملی شرط اصلی حضور در غرفه است آن را خوب حفظ کنید.
- از آمار و علایم و عکس های نامناسب و غیرواقع پرهیز نمایید.
- از نیروی انسانی آگاه، سرزنده و کاردان جهت امور غرفه و ارتباط با مردم استفاده کنید.
- افرا معمولا با اهدافی از پیش تعیین شده به نمایشگاه می آیند بهتر است از قبل آن ها را شناسایی نموده و به سوی خود جلب کنید.
طریقه جذب بازدیدکننده
- درج آگهی در مطبوعات
- ارسال دعوتنامه افتخاری برای افراد مورد نظر
- استفاده از تلگراف و پست سفارشی و ایمیل برای اشخاص مهم
- ارسال کارت و دعوتنامه برای افراد از دو هفته قبل.
- تماس تلفنی با افراد مورد نظر قبل از افتتاح نمایشگاه
نکات رفتاری که باید به آن توجه شود
- با دوستان و آشنایان در غرفه ننشینید و آن را پاتوق خود و دوستان نکنید.
- نسبت به بازدیدکنندگان بی توجه و بی تفاوت نباشید.
- سوالات را بی جواب نگذارید و در داخل غرفه حالت استراحت به خود نگیرید.
- غرفه را مکان خصوصی خود ندانید، هنگامی که در غرفه هستید سردرگم و بی هدف نباشید.
- خود را بی علاقه و بی کار نشان ندهید.
- اطلاعات نادرست و ناقص ارایه ندهید.
- از لباس مناسب و با کیفیت خوب استفاده کنید (بهتر است افراد یک غرفه از لباس های هماهنگ و یکسان استفاده نمایند).
- افراد ناآشنا را به جای خود قرار ندهید و از ملاقات ها و مذاکرات طولانی بپرهیزید.
- نسبت به مردم و بازدیدکنندگان بی احترام نباشید.
- به منظور حفظ کالاها و وسایل نمایشگاه به این نکات توجه نمایید:
کالا را تا رسیدن به غرفه شخصا همراهی نمایید تا از ایمنی و سلامت کالا اطمینان حاصل کنید. به هنگام جمع آوری، شخصا در مراحل رسیدن کارتن های خالی، بسته بندی کالاها، برچسب زدن و خروج کالا حضور داشته باشید و در صورت امکان از پوشش های پیچیده جهت اطمینان خاطر بیشتر استفاده نمایید.
ویژگی که مدیر نمایشگاه باید داشته باشد
- داشتن حداقل مدرک لیسانس در رشته مدیریت بازرگانی و یا روابط بین الملل و یا رشته مرتبط با موضوع نمایشگاه.
- تسلط به یکی از زبان های انگلیسی، فرانسه، آلمانی و غیره به تناسب کشور برگزاری نمایشگاه.
- داشتن سابقه فعالیت های بازرگانی خارجی و مسافرت به کشورهی دیگر و یا اقامت مفید در کشور محل برگزاری نمایشگاه.
- داشتن روحیه دیپلماتیک، خوش برخورد، آراسته و فعال.
- دارا بودن قابلیت تطبیق و شجاعت لازم منطبق با شرایط خاص سیاسی موجود در روابط کشور خود با کشورهای دیگر.
- داشتن قابلیت ایجاد ارتباط سازنده با مقامات و ارگان های اقتصادی و بازرگانی کشور محل برگزاری نمایشگاه.
- دارا بودن قدرت سرپرستی هیات های بازرگانی و مدیریت آن ها و ترجیحا طی دوره های تخصصی در این زمینه برای نظارت و کمک به مذاکرات گروه های بازرگانی.
- داشتن قدرت برنامه ریزی و برخورداری از بینش علمی و پیگری فعالیت های انجام شده در نمایشگاه پس از خاتمه آن و ارایه تحلیل های مفید در ارتباط با ثمرات طولانی مدت نمایشگاه.
ویژگی های یک شرکت کننده در نمایشگاه
- دارا بودن یک برنامه مشخص صادراتی کوتاه و بلند مدت در چهارچوب استراتژی توسعه فروش خود.
- برخورداری از اعتبار کافی حرفه ای، از قبیل مدیریت کارآمد، سوابق روشن فعالیت، وضعیت مطلوب مالی و توان انجام تعهدات فورش به بهترین نحو در صورت عقد قرارداد با طرف خارجی.
- داشتن کالا یا خدمات قابل عرضه در سطح مطلوب بازار مورد نظر یا برخورداری از تناسب منطقی قیمت با کیفیت.
- برخورداری از توان مالی کافی و سرفصل هزینه ای مشخص در چهارچوب بودجه شرکت برای تامین هزینه های برنامه توسعه صادرات، از جمله شرکت در نمایشگاه.
- برخورداری از درک و آگاهی بالا راجع به لزوم همکاری با برگزارکنندگان نمایشگاه در نیل به اهداف مشترک خود و مرکز توسعه صادرات ایران.
ویژگی هایی که نماینده اعزامی از طرف شرکت ها باید داشته باشد
- دارا بودن اختیارات کافی برای مذاکره و عقد قراداد با طرف خارجی
- داشتن روحی همکاری قوی و تعهد برای نیل به اهداف شرکت و مرکز توسعه صادرات
- مسئولیت پذیری بالا.
- تسلط به یک زبان خارجی مانند خصوصیاتی که درباره مدیر نمایشگاه ذکر گردید.
- داشتن شناخت دقیق از کالای عرضه شده توسط شرکت.
- آگاهی و آموزش کافی در مورد قوانین و مقررات بازرگانی و اجتماعی کشور مقصد، قبل از اعزام.
- برخورداری از قدرت مدیریت در ارتباط با عوامل حاضر در غرفه شرکت و سایر افراد مربوطه.
ویژگی هایی که یک فروشنده باید داشته باشد
- ظاهر آراسته، حوصله، برخورد خوب و فعالیت زیاد.
- داشتن اطلاعات دقیق از کالای عرضه شده در غرفه.
- تسلط بهزبان انگلیسی و یا زبان مرتبط باموضوع نمایشگاه
- داشتن حس مسوولیت، نظم و همکاری با رعایت مقررات و قوانین جاری بر نمایشگاه.
ویژگی های کالا
- تناسب مطلوب بین کیفیت و قیمت.
- امکان سنجی ارایه کالا در نمایشگاه قبل از برگزاری نمایشگاه در بازار مقصد.
- مسایل فنی مانند استاندارد داخلی و خارجی بسته بندی، طرح لیبل و دستورالعمل های نصب و همچنین تبلیغات کافی و موثر در ارتباط با کالا از قبیل پیش بینی شده باشد.
رهنمودهایی در مورد شرکت در نمایشگاه های داخلی و خارجی
شرکت در نمایشگاه های به خصوص در نمایشگاه های بین المللی داخلی و خارجی در واقع اعلام آمادگی برای صادرات و واردات و ورود به بازارهای خارجی می باشد که این امر مستلزم آمادگی و برنامه ریزی بسیار منظم از قبیل: تولید، کیفیت، رقابت، بسته بندی و حمل و نقل می باشد.
- تولید: هر بازاری برای خود قانون مقررات، سنت و الگوی مصرفی خاصی دارد که باید تولیدکننده، تولید ارسالی به آن بازار را با شرایط آن منطبق نماید در غیر این صورت قابل عرضه در آن بازار نخواهد بود به جز بعضی تولیدات خاص که در تمام دنیا به صورت عام قابل عرضه می باشد. آیا تولید شما در بازار قسمت قابل عرضه می باشد؟
- کیفیت: باید قبلا شناسایی کرده باشید که آیا خریداران تولید با کیفیت خوب و قیمت بالا می خواهند یا بالعکس؟
- رقابت: شناخت رقبا و آشنایی کامل به تولیدات موجود در بازار در موفقیت شما در آن بازار بسیار موصر خواهد بود.
- بسته بندی: آیا بسته بندی، قابل قبول بازار مورد نظر می باشد و کالای شما صحیح و سالم دست مصرف کننده خواهد رسید؟
- حمل و نقل: بازاری را نتخاب نمایید که امکانات محل و نقل آن فراهم و متنوع باشد (هوایی، دریایی، زمینی)
نتیجه گیری
از آن چه گفته شد چنین برمی آید که اهداف کلی از برگزاری نمایشگاه به شرح زیر خواهد بود:
- هر نمایشگاهی که برگزار می شود اهداف خاصی را دنبال می کند اما هدف کلی نمایشگاه ها معرفی تکنولوژی و فن آوری با ماشین آلات و تجهیزات جدید یک کشور می باشد. از دیگر اهداف نمایشگاه جذب مشتریان جدید و نمایندگان جدید، شناخت و اصلاح کانال های توزیع و ارتباط با آن هاست علت اصلی این مطلب که بیشتر شرکت کنندگان ما نمی توانند به اهداف فوق برسند این است که اصول بازاریابی و چگونگی حضور در نمایشگاه را آموزش ندیده اند و از آن اطلاعی ندارند. اخذ سفارشات جدید در معرفی محصولات بهتر و ارایه خدمات بهتر از دیگر اهداف حضور در نمایشگاه است و برخی اهداف دیگر عبارتند از:
- معرفی آخرین محصولات تولیدی به خریداران
- تبادل اطلاعات، دستاوردها و تحقیقات کاربردی و زمینه های فنی- تولیدی و تجاری.
- شناخت رقبا و ایجاد رقابت سالم.
- سنجش بازار مصرف کالا و استفاده از فرصت ها برای بهینه سازی.
- گردآوری اطلاعات جامع از محصولات تولید کننده همگون.
- نمایش تجهیزات غیرقابل حمل.
- انجام بازار سنجی برای توزیع و فروش کالا در داخل و خارج از طریق نمایندگی های معتبر.
